Kurumsal E-postada Otomatik Yanıt (Tatil Mesajı) Ayarlama

İzne çıktığınızda ya da ofis dışında olduğunuzda, size yazan kişilere otomatik bir yanıt göndermek hem kibarlıktır hem de işlerin aksamasını önler. Otomatik yanıtı telefonunuzdaki ya da bilgisayarınızdaki programda değil, e-posta hesabınızın web arayüzünde ayarlamak en sağlıklısıdır; böylece cihazınız kapalıyken de çalışır.

Google altyapısındaki hesaplarda

1. Bilgisayarda e-postanızın web arayüzünü açın.
2. Sağ üstteki dişli simgesine, ardından Tüm ayarları görüntüle'ye tıklayın.
3. Genel sekmesinin en altındaki Otomatik yanıt bölümünü açın.
4. Başlangıç ve bitiş tarihini, konuyu ve mesajınızı yazın.
5. Değişiklikleri kaydet'e tıklayın.

Yandex altyapısındaki hesaplarda

1. Web arayüzünde sağ üstteki dişli simgesine tıklayın.
2. İleti işleme kuralları bölümünü açın ve yeni bir kural oluşturun.
3. Kuralın tüm gelen iletilere uygulanmasını seçin ve işlem olarak otomatik yanıt göndermeyi belirleyin.
4. Yanıt metnini yazıp kaydedin. Döndüğünüzde kuralı kapatmayı unutmayın.

Örnek otomatik yanıt metinleri

Kısa ve net olun: ne zamana kadar yoksunuz, acil durumda kime ulaşılabilir?

"Merhaba, 12–19 Ağustos tarihleri arasında izindeyim. İletinizi döndüğümde yanıtlayacağım. Acil konular için 0 (___) ___ __ __ numaralı telefondan ofisimize ulaşabilirsiniz."

"Mesajınız için teşekkürler. Şu anda ofis dışındayım ve e-postalarımı sınırlı olarak kontrol edebiliyorum. Acil durumlarda ___ adresine yazabilirsiniz."

Dikkat edilecekler

• Bitiş tarihini mutlaka girin; aylar sonra hâlâ giden tatil mesajı kötü bir izlenim bırakır.
• Kişisel telefon numarası ve izin yeriniz gibi ayrıntıları paylaşmayın.
• Otomatik yanıt, size yazan herkese gider. İçine gizli bilgi koymayın.

Sık sorulan sorular

Aynı kişiye her iletide tekrar gider mi?

Çoğu sistem aynı kişiye belirli bir süre içinde yalnızca bir kez otomatik yanıt gönderir; böylece yazışma döngüsü oluşmaz.

Outlook'tan ayarlayabilir miyim?

Outlook'un kendi otomatik yanıt özelliği yalnızca belirli hesap türlerinde çalışır. En güvenilir yöntem, yukarıdaki gibi web arayüzünden ayarlamaktır.